Wet Incassokosten

Inleiding
Per 1 juli 2012 is een nieuwe wettelijke regeling inzake buitengerechtelijke incassokosten in werking getreden. Deze regeling is neergelegd in het per die datum gewijzigde artikel 96 van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek (artikel 6:96 BW) en het daarop gebaseerd Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Hierna wordt deze regeling ook wel aangeduid met “WIK” (Wet incassokosten).

De WIK is primair gericht op bescherming van de consument-schuldenaar, dus niet handelend in de uitoefening van een beroep of bedrijf (B2C). Ten eerste wordt in deze regeling uitgegaan van een vaste, forfaitaire vergoeding voor incassokosten. Hiervan kan niet ten nadele van de consument-schuldenaar worden afgeweken. Ten tweede moet hem, nadat het verzuim is ingetreden, bij aanmaning een termijn van ten minste veertien dagen, ingaande de dag na ontvangst van die aanmaning, worden gegeven om de schuld alsnog zonder incassokosten te betalen. Ten aanzien van niet-consumenten (B2B) bevat de WIK regelend recht en geldt het aanmaningsvereiste niet.

Maar ook voor de schuldeiser, en diens (advocaat-)gemachtigde, biedt de nieuwe regeling voordelen, vooral in een gerechtelijke procedure. Het komt regelmatig voor dat de schuldenaar het wel eens is met de gevorderde hoofdsom en rente, maar niet met de incassokosten en alleen daarom verweer gaat voeren. Dat wordt door de WIK voorkomen. Verder is het niet meer nodig om de incassokosten te onderbouwen met een overzicht van alle verrichte incassohandelingen, al dan niet vergezeld van schriftelijke bewijsstukken. Ten slotte staat het de rechter niet meer vrij om de incassokosten (weg) te matigen.

De “oude” regeling van artikel 6:96 lid 2 sub c BW blijft gelden voor de gevallen waarin de WIK toepassing mist. In die gevallen geldt de dubbele redelijkheidtoets (d.w.z.: incassokosten komen voor vergoeding in aanmerking wanneer de hoogte ervan redelijk is en die kosten in redelijkheid zijn gemaakt). In geval van een gerechtelijke procedure hanteert de rechter vaak de aanbevelingen van Rapport Voorwerk II, dat een eigen forfaitair vergoedingssysteem kent, als leidraad. De gevorderde incassokosten moeten uitgebreid worden onderbouwd, en in de beslissing of en in hoeverre die kosten worden toegewezen, is de rechter geheel vrij.

Hieronder wordt nader ingegaan op diverse aspecten van de nieuwe wettelijke regeling.

Toepassingsbereik
De WIK is van toepassing op uit overeenkomst voortvloeiende verbintenissen tot betaling van een geldsom, waarvan de hoogte in die overeenkomst is vastgesteld dan wel eenvoudig daaruit is af te leiden. Bezien vanuit het oogpunt van de schuldeiser valt hierbij te denken aan geldvorderingen op grond van onbetaald gelaten facturen, achterstallige huur en debetstanden op privérekeningen.

De nieuwe regeling geldt niet voor verbintenissen tot vergoeding van schade, tenzij partijen het over de omvang van de schadevergoeding eens zijn en die in een overeenkomst hebben vastgelegd.

Op grond van artikel 6:87 BW is de schuldeiser bevoegd om, wanneer de schuldenaar in verzuim is, diens verplichting tot betaling van een geldsom om te zetten in een verplichting tot vervangende schadevergoeding. Bij een dergelijke omzetting is de omvang van de verplichting tot schadevergoeding makkelijk vast te stellen. Die is tenslotte gelijk aan de oorspronkelijke geldsom. De WIK is daarom ook hier van toepassing. Daarmee wordt tevens voorkomen dat een schuldeiser zich eenvoudig aan de WIK kan onttrekken.

De WIK is van toepassing op geldvorderingen, in de voldoening waarvan de schuldenaar vanaf 1 juli 2012 in verzuim is. Is het verzuim vóór 1 juli 2012 ingetreden, dan geldt de WIK niet.

Voor het intreden van verzuim is een schriftelijke ingebrekestelling vereist, waarbij de schuldenaar een redelijke termijn voor de nakoming wordt gegeven en deze aansprakelijk wordt gesteld voor de gevolgen van de vertraging (artikel 6:82 BW).

Een schuldenaar is van rechtswege, dus zonder voorafgaande ingebrekestelling, in verzuim als de tussen partijen overeengekomen termijn voor nakoming van de verbintenis is verstreken. Er is dan sprake van een fatale termijn (artikel 6:83 sub a BW). Een eenzijdig opgelegde termijn wordt niet als een fatale termijn aangemerkt.

Dwingend recht
De WIK is dwingend voorgeschreven wanneer de schuldenaar consument is. Dit houdt in dat van de nieuwe regeling wel ten voordele, maar niet ten nadele van de consument mag worden afgeweken (artikel 6:96 lid 4 BW). Een afspraak ten nadele van de consument is vernietigbaar op grond van artikel 40 lid 2 BW.

Als de schuldenaar geen consument is, maar een rechtspersoon of een beroeps- of bedrijfsmatig handelende natuurlijke persoon (B2B), kan bij overeenkomst van de WIK worden afgeweken. De regeling is in dat geval van regelend recht, hetgeen betekent dat de wettelijke maximale vergoeding voor de incassokosten geldt, tenzij partijen anders zijn overeengekomen.

Vereisten voor het recht op vergoeding van de incassokosten
Er is pas recht op vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten op grond van artikel 6:96 lid 5 BW nadat de consument-schuldenaar, na het intreden van het verzuim, onder vermelding van de gevolgen van het uitblijven van betaling, waaronder het bedrag dat als vergoeding voor de incassokosten in rekening wordt gebracht, vruchteloos is aangemaand tot betaling binnen een termijn van veertien dagen, ingaande de dag na ontvangst van die aanmaning. Zo nodig moet de aanmaning ook de mededeling bevatten dat de btw niet kan worden verrekend en dat de incassokosten met het btw-percentage worden verhoogd (deze mededeling is alleen nodig als u voor het innen van uw geldvordering een derde, een gerechtsdeurwaarder of incassobureau, inschakelt en u de btw niet kunt verrekenen).
In dit verband willen wij het volgende benadrukken:

1e. Het aanmaningsvereiste van artikel 6:96 lid 5 BW geldt alleen in relatie tot consument-schuldenaren, dit in verband met de wijziging van de Europese richtlijn betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties (nr. 2011/7/EU), die uiterlijk 16 maart 2013 in de Nederlandse wetgeving moet zijn geïmplementeerd. Op grond van die richtlijn hebben schuldeisers ten minste recht op een vergoeding voor incassokosten van € 40,00 als de schuldenaar (een bedrijf of de overheid) te laat betaalt, en zijn die kosten verschuldigd zonder dat er een aanmaning moet worden verstuurd. Een aanmaningsvereiste zou dus in strijd zijn met deze richtlijn.

2e. Volgens vaste rechtspraak moet degene die een brief heeft gestuurd bij betwisting van ontvangst bewijzen dat de ander, in casu uw schuldenaar, die brief heeft ontvangen. Gezien het belang van de aanmaning, die in een eventuele gerechtelijke procedure moet worden overgelegd, verdient het daarom de voorkeur om in plaats van een termijn van veertien dagen een termijn van drie weken aan te houden, of om de brief aangetekend te versturen. In de praktijk echter is zelfs dat niet altijd afdoende gebleken. Daarom is het bij hoge(re) vorderingen raadzaam om de gerechtsdeurwaarder een sommatie-exploot c.q. sommatiedagvaarding te laten betekenen. Dit heeft een omkering van de bewijslast tot gevolg: de schuldenaar moet bewijzen dat hij het exploot niet heeft ontvangen. De kans dat hij daarin slaagt is uitermate gering.

Hoogte van de incassokosten
De WIK normeert de incassokosten van geldvorderingen. Er wordt uitgegaan van een vaste, forfaitaire vergoeding van incassokosten, ongeacht de daadwerkelijk door of vanwege de schuldeiser verrichte incassohandelingen. De vergoeding wordt berekend als percentage van het verschuldigde bedrag, waarbij het percentage trapsgewijs lager wordt naarmate de vordering hoger wordt. Daarbij geldt een minimumbedrag van € 40,00 en een maximumbedrag van € 6775,00 (bij een vordering van een miljoen euro). De staffel is opgenomen in onze algemene voorwaarden (artikel 5.2.1). U kunt voor uw vordering de hoogte van de maximaal aan de schuldenaar in rekening te brengen incassokosten berekenen met de Incassocalculator van Schuldinfo.nl.

Bovendien dienen volgens vaste rechtspraak, in geval van een deelbetaling binnen de in die WIK-aanmaning genoemde termijn, de incassokosten te worden herberekend over het restant van de hoofdsom.

De op grond van voornoemd Besluit berekende maximumvergoeding omvat alle incassohandelingen, ongeacht de benaming daarvan. De vergoeding mag dus niet worden verhoogd door naast of in plaats van buitengerechtelijke kosten bijvoorbeeld (hogere) administratiekosten of beheerskosten in rekening te brengen.

Incassokosten waarover?
De vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten wordt berekend over de hoofdsom, dus zonder de eventueel daarover verschuldigd geworden wettelijke of bedongen rente. Een uitzondering hierop is te vinden in artikel 6:119 lid 2 en artikel 6:119a lid 3 BW (verhoging van de hoofdsom met de rente berekend over een jaar).

Als u meerdere vorderingen heeft op de schuldenaar en u nog geen aanmaning in de zin van artikel 6:96 lid 5 BW heeft verzonden, dienen de hoofdsommen van die vorderingen voor de berekening van de incassokosten bij elkaar opgeteld te worden en volgt er één aanmaning (artikel 6:96 lid 6 BW).

Uw algemene voorwaarden
Bij overeenkomsten met consumenten is de WIK verplicht en uw algemene voorwaarden moeten daarmee in overeenstemming zijn. Zoals hiervoor al is aangegeven is een afspraak, dus ook een beding of algemene voorwaarde, ten nadele van de consument vernietigbaar op grond van artikel 40 lid 2 BW. Het is raadzaam om hierover zo nodig contact op te nemen met uw juridisch adviseur.

Een voorbeeld
U bent ondernemer. U heeft aan de heer X spullen geleverd. In uw factuur van 20 juni 2012 staat dat binnen 30 dagen moet worden betaald. Die betalingstermijn staat niet in uw algemene voorwaarden en is ook niet op een andere wijze met hem overeengekomen. De termijn verstrijkt zonder dat er wordt betaald. Hoe nu te handelen?

Omdat de verzuimdatum niet vóór 1 juli 2012 ligt, u te maken heeft met een consument-schuldenaar en er sprake is van een overeenkomst op grond waarvan de heer X een geldsom moet betalen, is de WIK van toepassing. Omdat de betalingstermijn eenzijdig is opgelegd, is er geen sprake van een fatale termijn en moet u de heer X eerst in gebreke stellen. U stuurt hem daartoe een schriftelijke aanmaning met daarin een redelijke termijn waarbinnen hij alsnog tot betaling dient over te gaan en een aansprakelijkstelling voor de gevolgen van de vertraging. Voldoet hij hier niet aan, dan is hij in verzuim. Vervolgens dient u, of de door u ingeschakelde derde, de heer X een aanmaning (o.g.v. artikel 6:96 lid 5 BW) te sturen, waarin hem de mogelijkheid wordt geboden de openstaande factuur, met wettelijke of bedongen rente vanaf de verzuimdatum, binnen de wettelijke termijn te betalen. Daarbij moet vermeld worden wat de gevolgen van het uitblijven van (volledige) betaling zullen zijn, waaronder het bedrag dat als vergoeding voor de incassokosten (met of zonder btw) in rekening wordt gebracht. Pas als de heer X ook daaraan niet heeft voldaan, is hij het vaste bedrag aan incassokosten op grond van de WIK verschuldigd.

Eenvoudig uw wettelijke aanmaning verzorgd
U kunt de WIK-aanmaning zelf versturen, maar u kunt dat ook door ons laten doen. Wanneer wij dan binnen de gestelde termijn de volledige betaling van uw schuldenaar hebben ontvangen, rekenen wij u voor onze werkzaamheden € 25,-. Als volledige betaling echter is uitgebleven, en u besluit dat er toch doorgegaan kan worden, dan vervallen deze kosten en gaan in plaats daarvan voor het vervolgtraject de tarieven van onze algemene voorwaarden gelden.